Saskaņā ar etimoloģiju šis termins nāk no latīņu darbības vārda “Agere” (darīt) daudzskaitļa divdabja un attiecas uz “Apustuļu darbiem” . To sauc par Acta ikvienu dokumentu, kas tapis sapulces vai sapulces laikā un kuru ir uzrakstījis kāds, kurš bija klāt šajā sanāksmē, un kur tiek atspoguļotas visas konvencijas un līgumi to pašu secinājumu laikā.
Protokola sagatavošana ļauj noturēt sapulci par derīgu, un, ja rodas lieta, tā var būt pierādījums, ja ir kādas problēmas.
Minūtes laikā var aprakstīt visu, kas sacīts sapulcē, sacensību, vēlēšanu utt rezultātus, arī skolēnu atzīmes, loterijas rezultātus, kāzu svinības. Ierakstā parasti vienmēr jānorāda tā izgatavošanas datums, vieta un laiks, kā arī īss ievads par aizpildīšanas iemeslu. Parasti tās tiek glabātas vai reģistrētas protokolu grāmatā, kurā ir visas noteiktā laika posmā veiktās minūtes, un hronoloģiskā secībā, ņemot vērā, ka pasūtījuma uzturēšanai visas tās lappuses ir jānumurē.
Kad sanāksme ir beigusies un protokols ir pabeigts, visi dalībnieki dod priekšroku visam, kas atrodas protokolā, un turpina to parakstīt, katram no dalībniekiem jāparakstās, tādējādi atstājot apliecinājumu par viņu iejaukšanos un pieņemšanu no visa uz tā rakstītā.
