Vārda Arhīvs etimoloģija nāk no latīņu valodas "Archivum", kas nozīmē "maģistrātu rezidence". Šodien vārdu fails ir domāts vietnei vai galamērķim, kur tiek glabāti un saglabāti dokumenti, kurus varētu izveidot cilvēki vai iestādes, un šī iemesla dēļ faili var būt privāti vai publiski.
Jebkura arhīva galvenais mērķis ir panākt, lai dokumenti tiktu uzglabāti, pasūtīti un klasificēti, lai, meklējot tos, tos varētu efektīvi un ātri atrast.
Skaitļošanas pasaulē termins fails (vai fails no angļu valodas) parasti tiek lietots, lai apzīmētu datu vai digitālās informācijas kopumu, pamatojoties uz "bitiem vai bināro informāciju", kurus var saglabāt un vēlāk izmantot ar esošās lietojumprogrammas datorā vai kādā citā tehnoloģiskā ierīcē. Datora fails tiek saglabāts datora cietajā diskā, un tas sastāv no nosaukuma un mapes paplašinājuma, kurā tas atrodas (piemērs: faila nosaukums.ext).
Paturiet prātā, ka visi faili datoros netiek glabāti vienādi, teksta fails tiek saglabāts citādi nekā attēla, video vai mūzikas fails; Vieta, ko viņi aizņem cietajā diskā, arī nav vienāda, jo to saturs ir atšķirīgs. Digitālo failu priekšrocības ir tādas, ka tos var pārvietot, kopēt, dzēst, mainīt to atrašanās vietu utt. No mūsu datoriem tos var kopīgot, piemēram, sociālie tīkli un nosūtīt pa e-pastu.
Tomēr jāpatur prātā, ka arhīvi ir bijuši daļa no cilvēces vēstures kopš tā laika, kad tā sāka ierakstīt savu dzīvi, jo vissvarīgākie dati vai dokumenti vienmēr tika glabāti fiziskajos arhīvos, jo nebija tehnoloģija, kas jums ir šodien. Šie dokumenti tika glabāti lielās noliktavās, kastēs vai plauktos. Lai gan viens no tā lielākajiem trūkumiem ir tas, ka laika gaitā papīra pasliktināšanās ir neizbēgama un tie zaudē visu saturu. Pat tā mēs nevaram aizmirst, ka ir daudzas grāmatas un fiziski dokumenti, kuriem ir simboliska vēsturiska vērtība, un šī iemesla dēļ mēs vienmēr centīsimies tos uzturēt pēc iespējas labākā stāvoklī.
