Tas ir vienkārši rēķina projekts, kas tiek nosūtīts pircējam ar konkrētu informāciju, kas vēlāk tiks iekļauta rēķina oriģinālā, lai sniegtu informāciju un gaidītu to apstiprināšanu. Proforma rēķins nav izplatīts dokuments, bet gan paziņojums par pārdevēja apņemšanos reklamēt pircējam konkrētas preces vai pakalpojumus.
Atšķirībā no vispazīstamākajiem šie rēķini nav reģistrēti kā pārdevēja debitoru parādi, nedz arī tie ir reģistrēti kā kreditori, tas ir, tie neietilpst uzņēmuma grāmatvedībā. Būtībā tam ir komerciāla piedāvājuma vai, ja piemērojams, rēķina projekta loma, jo tas ir pircēja un pārdevēja līgums, kas tiek noslēgts kā saistība starp abiem pirms galīgā darījuma noslēgšanas.
Vēl viens šī rēķina izmantojums komerciālā līmenī ir kupons, kas norāda darbību, kas vēl nav pabeigta, jo klients nav saņēmis preces vai par to samaksājis. Lai detalizētu atšķirību no parastā rēķina, proforma skaidri norāda, kas tas ir tajā pašā dokumentā, papildus tam, ka tam ir cita ciparu sērija, vai arī tas vienkārši nav numurēts un to nevar aizstāt ar parasto. Tiesību jomā šis rēķins tiek izmantots kā pēdējais teikums, lai varētu attīstīt juridisku procesu. Savukārt starptautiskajā tirdzniecībā šis rēķins jāpiegādā muitai, kad īstais nosūtīšanas laikā nav pieejams.
Valodniecības gadījumā ir divas izveidotas grupas:
- Sākotnējā proforma: tā ir vispazīstamākā, tā kalpo, lai sniegtu lietvārdu frāzi vai, ja nepieciešams, noteiktu frāzi.
- Nebronomināla forma: mūsu valodā šāda jēdziena nav, tomēr itāļu, franču vai katalāņu valodā tas tiek lietots. Tā funkcija ir aizstāt priekšvārda frāzi, atkarībā no valodas tai var būt atšķirības un īpatnības.
Par datiem, kas nosūtīti Minētajā rēķinā ir šādi:
- Datums.
- Vārdi.
- Pārdevēja un pircēja uzņēmējdarbības iemesli.
- Precīzs preču nosaukums un daudzums.
- Vienības cena un preču daudzums.
- Maksājuma forma un nosacījumi.
- Iepakojuma veids.
- Preču piegādes noteikumi.
- Autorizēts paraksts nav nepieciešams.
- Minētos datus var nosūtīt faktūrrēķinā, tiklīdz pircējs ir apstiprinājis pasūtījumu.
