Papīrs ir birokrātisku procedūru kopums, kas nepieciešams jebkuras vadības veikšanai pirms administrācijas vai diviem vai vairākiem uzņēmumiem vai privātpersonām, lai legalizētu darbību.
Dokumenti būtībā parāda procedūras, kas attiecas uz dokumentu pārvaldību laikā, kad informācijas pārvaldība notiek pēc dažiem ļoti specifiskiem protokoliem. Šāda veida dokumentācija parāda arī sistēmas darbību, tas ir, ikvienam, kurš vēlas pieteikties, piemēram, stipendijai, ir jāaizpilda tie paši dokumenti un jāveic konkrētas darbības.
Šāda veida procedūras norisinās no brīža, kad persona iesniedz pieprasījumu, līdz saņem atbildi. Kad uzņēmējs nolemj uzņemties iniciatīvu uzņēmējdarbības uzsākšanai, viņam ir jāapzinās arī visu to procedūru pabeigšana, kuras likumīga atbilstība rada, atverot veikalu. Uzņēmuma dokumentācijas aizpildīšana var būt tik sarežģīta, ka daži uzņēmēji nolemj pieņemt darbā vadītāju, kurš viņiem konsultētu par šāda veida procedūrām.
Dokumentu aizpildīšana ir process, kas bieži ir garlaicīgs un vienmuļš. Kad persona organizē ceļojumu uz ārzemēm, viņam arī jāatjaunina dokumenti un jāveic dažas procedūras, piemēram, jāapdrošina veselības apdrošināšana.
No otras puses, veicot dokumentus, attiecīgās procedūras negarantē gaidītā rezultāta sasniegšanu, jo tās var noliegt. Daudzi no viņiem ir tik sarežģīti, ka viņiem nepieciešama kvalificēta speciālista palīdzība. Piemērs: "Man jāaizpilda nodokļu deklarācijas dokumenti, bet es atradīšu grāmatvedi, kas to izdarīs, jo veidlapas ir ļoti sarežģīti aizpildīt."
Jaunās tehnoloģijas ir ietekmējušas arī dokumentu pārvaldību, un mūsdienās daudzas iestādes lietotājiem nodrošina arī dažu nepieciešamo darbību pārvaldību, kas ļauj viņiem būt tiešsaistē. Šāda veida pakalpojumi nodrošina laika ietaupīšanas pievienoto vērtību, izvairoties no ceļojumiem no mājām uz vietu, kur veicat procedūras. Piemēram, dažas koledžas tagad ļauj studentiem reģistrēties jaunā kursā tiešsaistē.
Ir arī uzņēmumi, kas darbojas kā starpnieki, veicinot cilvēkus, lai veiktu procedūras, piedāvājot vidutāja pakalpojumus. Piemēram, daudzi tūristi deleģē visas nepieciešamās procedūras, pieņemot darbā konsultāciju braucienu, specializētai aģentūrai.
