Indeksēšanu saprot kā raksta vai dokumenta satura detalizēta apraksta procesu, galvenokārt iegūstot atslēgvārdus, kas pienācīgi atspoguļo tekstu. Tās galvenais pielietojums ir gadījumi, kad faili ir jāatgūst vai jāmeklē izguves sistēmā, organizācijā vai noliktavā, lai samazinātu meklēšanas un izplatīšanas laiku. Tas tiek moderēts saskaņā ar ISO 5963 standartu, kas ieviests 1985. gadā. Konkrēti, tiek izstrādāts sava veida indekss, kas palīdz katram dokumentam, kurā satur ne tikai ļoti nozīmīgus vārdus, bet arī tā kopsavilkumus, kā arī ka sadalījumsvai tēmas analīze. Līdzīgi to regulē politika, kas var atšķirties atkarībā no iestādes, kas to izmanto, lai gan tās vienmēr tiek attēlotas īpašās rokasgrāmatās, kas tām paredzētas.
Tāpat kā daudzos procesos, tostarp dokumentu klasifikācijā un analīzē, tas sastāv no vairākiem posmiem, un tos rūpīgi izlasa jautājums, kas atrodas dokumentā; izvēlēties būtiskākos jautājumus par tēmu; sadaliet izvēlētos jēdzienus ar konkrētiem vārdiem vai ievietojiet to kontrolētā vārdu krājumā; visbeidzot, tiek izveidotas saiknes starp terminiem, kas beidzot iegūti no teksta. Tāpēc bezmaksas indeksēšana ir process, kurā tiek iesniegts kopsavilkums ar dokumenta galvenajiem terminiem, ar atšķirību, ka tas, to ievietojot kontrolētā vārdu krājumā, netiek izmantots, bet tiek piedāvāti vārdi subjekts, kurš veic darbību vai tiek ņemts tieši no dokumenta.
