Indeksācija automātiski iegūstot datus no kopuma konkrētu dokumentu vai teksta ārējā kalpo, lai sniegtu pilnīgu informāciju par to pašu. Šie dati var būt no teksta, pat attēla un skaņas. Šis process tiek veikts, izmantojot datorprogrammu, kas elementus izvēlas pēc iepriekš izveidotu parametru virknes. Šis process ir nekas cits kā klasifikācija ar atslēgvārdiem vai galvenajiem elementiem, kas atvieglo meklēšanu starp lielu līdzīgu grupu.
Automātiskā indeksēšana ir izplatīta organizācijās, kas strādā starp cilvēkresursiem un administratīvajiem. Liels informācijas daudzums ir jāklasificē un jāklasificē sakārtotā secībā, lai tā atrašanās vieta būtu precīza gan tam, kam tas nepieciešams, gan tam, kurš uztur sistēmu. Datu glabāšana ir svarīgs jebkurai organizācijai, ne tikai, lai uzturētu vēsturiska, bet ir pagarināts atbalsts drošību, lai nodrošinātu, ka dokumentu saturs ir patiess un ka gadījumā, ja zaudējumu tur ir rezerves, lai pārbaudītu to.
Indeksētāji pārveido kontrolēto valodu (priekšmetu virsraksti un deskriptori) pēc tam, kad meklējuši un atraduši to ekvivalentus indeksēšanas valodās (tēzaurus, priekšmetu virsrakstu sarakstus vai alfabētisko deskriptoru sarakstu). Tādā veidā šie deskriptori vai priekšmetu virsraksti tiek izmantoti šo dokumentu glabāšanai datu bāzēs vai katalogos, kā arī izgūšanai vēlākai iegūšanai. Tādēļ vispārējais mērķis indeksācija ir uzglabāšanas un izguves no informācijas.
